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Boletín 3 

Disponibilidad de Personal Crítico

La Pandemia COVID-19 afecta a todos los países, a España también. Protege tu personal crítico.

Después de haber identificado todo el personal crítico en tu organización, conforme va avanzando la crisis y se va enfocando la recuperación y vuelta a una actividad cotidiana, es necesario asegurar la disponibilidad del personal crítico para poder atender y llevar a cabo los procesos, actividades y servicios que esenciales para el negocio y su recuperación.

Estrategias para asegurar la disponibilidad de Personas Críticas

Hay distintas opciones para disponer de personal para realizar los procesos, actividades y servicios críticos o esenciales, tanto los habituales del propio negocio, como aquellos adicionales que son necesarios para superar la crisis; incluso algunos nuevos que son fruto de la transformación necesaria en el nuevo escenario de normalidad o para mantenerse alerta ante posibles rebrotes y efectos colaterales de toda índole. Por ello es vital:  

·       Identificar todo el personal critico operativo y disponible tanto a corto plazo, como prever en el medio o largo plazo, así como en qué días y horarios debe estar disponible. No se debe olvidar los periodos de vacaciones, bajas, etc.

 

·       Identificar todo el personal que ha cambiado a otro puesto en la organización y previamente ha realizado alguna de las actividades criticas o esenciales, por si puede ser necesario de retén.

 

·       Identificar el personal potencial en proveedores que previamente ha trabajado en las actividades críticas de la empresa vía contratos de prestación de servicios como ETT (Empresas de Trabajo Temporal) o incluso a título como Autónomo o Profesional.

 

·       Identificar personal ubicado en otra entidad u oficina o filial de la empresa en otro país o región no afectada o poco afectada, con conocimientos y experiencia suficientes, para poder bascular o trasvasar parte de la actividad o algunas de ellas, que se consideren muy críticas, o las que sin serlo tanto, puedan tener mermas de personal en su origen.

 

·       Identificar posible personal prejubilado, antiguos empleados, becarios en prácticas, que puedan ser tenidos en cuenta en necesidad para llegar a acuerdos de colaboración con ellos y tenerlos en reserva activa. 

·       Reducir el numero de personas activas, en caso de reducción de volumen de actividades, para guardar en reserva, vigilando constantemente evolución de actividad, necesidades y cuadrantes de servicios y actividades para ir adaptándolos en función de cada necesidad.

 

 

Todas estas acciones y técnicas requieren que el personal alternativo disponga del conocimiento y experiencia mínima en los procesos, actividades y servicios. También hay que garantizar que dispone de los accesos remotos informáticos a los sistemas y aplicaciones de modo seguro quien pueda desempeñarlas desde casa y de medios de protección individual (EPI’s), así como controles de temperatura y test para los que sean necesarios “in situ”. Debe prevalecer que se desarrollen siempre bajo las normativas de Seguridad Laboral, Sanitarias, Ciberseguridad y cualquier otra adicional que haya que cumplir.

Es necesario adicionalmente que exista un proceso de validación diario para medir la disponibilidad de personal y medios de cualquier tipo.

También, según el sector empresarial, puede haber impactos a nivel regulatorio, legal, fiscal e impuestos como IVA. Por ejemplo, en caso de transferencia de actividades a personal ubicado en otro país o ubicación geográfica.

 

Estrategias para los lugares de trabajo de cara a reducir el riesgo de infección y afección del virus y asegurar la continuidad de las actividades críticas por el personal identificado como critico:

·       Trabajo en turnos, en sedes y locales de la empresa o habilitados durante la crisis donde el personal de un turno no se mezcla con el personal del siguiente turno y existen medidas de limpieza y desinfección periódica de lugares de trabajo.

 

·       Reducción del personal en sedes y locales, con separación física extendida entre puestos de trabajo, conforme a las distancias que eviten el riesgo de contagio,

 

·       Prohibición de acceso a personal no critico o de terceros. Limitación o prohibición de acceso y de salida del personal durante el día a lugares externos (restaurantes, bares.) para evitar contagio potencial. Se deben prever y exigir medidas de limpieza, sanitarias y desinfección en cualquier caso en entradas y salidas, conforme sea necesario.

 

·       Separación de equipos de personal crítico entre distintas sedes y locales para reducir el riesgo de contagio entre compañeros de procesos, actividades y servicios críticos.

 

·       Trabajo a distancia (domicilio u otro): en prioridad para el personal crítico. Requiere de formación, disponibilidad de infraestructura critica debidamente validada y segura para soportar el volumen de trabajo, incluido los aspectos como ordenadores portátiles o virtuales, de soporte técnico a distancia y herramientas de colaboración, sin olvidar telefonía.

 

Es importante resaltar que el personal no critico debe ser parado y enviado a su domicilio por dos razones: 

 

1)     Evitar que actividades no criticas interfieran con las actividades críticas. Por ejemplo, preparación de reportes que no aportan a las actividades críticas.

2)     Disponer de recursos de reserva que podrían ser formados en actividades críticas.

 

Todas las medidas requieren de coordinación y supervisión a distintos niveles de la Organización con el soporte de la Dirección General y órganos de mando, gobierno y gestión.

En esencia, conviene aplicar mucho sentido común y PREVENCIÓN siguiendo las recomendaciones Sanitarias y el resto que puedan complementarlas en pro de tu negocio, las personas y de la propia sociedad.

 

Marc De Schouwer, MBCI, Vocal

rev. por Pedro Pablo López, Presidente

Instituto de Continuidad de Negocio – CONTINUAM – ESPAÑA

LA RESILIENCIA SE CONSIGUE CON LA CULTURA DE SUMAR QUE MULTIPLICA – SUMATE –

Estas recomendaciones están basadas en la experiencia de los miembros y profesionales del Instituto de Continuidad de Negocio – CONTINUAM – durante más de una década en GESTIÓN de CRISIS y CONTINUIDAD de NEGOCIO en pro de la CULTURA de RESILIENCIA de la sociedad, sin menoscabo que siempre hay que atender las instrucciones de las Autoridades Públicas conforme vayan indicando en cada momento.

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